Как заполнить задаточный отчет

Какая организация сейчас не образовывает авансовые отчеты? Заполним задаточный отчет совместно, с учетом всех изменений 2017 года. Рассмотрим всю цепочку операций, итогом которой будет верное составление авансового отчета. Скачать бланк авансового отчета возможно будет в конце этой статьи.

Организация подобающа создать и утвердить локальные нормативные акты, регулирующие порядок оборота наличных финансовых средств, в частности их выдачу подотчетным лицам. Такими документами являются:

• положение о расчетах с подотчетными лицами, созданное с учетом требований Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (потом — Порядок № 3210-У);
• перечень работников, имеющих право на получение подотчетных средств, утвержденный начальником организации;
• распоряжения о служебных командировках;
• заявление работника на выдачу подотчетных сумм (с указанием счета для перечисления денег по безналу).

Так, подотчетные суммы выдаются лишь в определенном порядке на основании приказа начальника организации и/либо заявления работника.

Выдача подотчетных сумм

Общий порядок выдачи финансовых средств под отчет установлен п. 6.3 Порядка № 3210-У. Следовательно, организация может выдать подотчетные финансовые средства следующими методами:

• наличными деньгами из кассы;
• безналичным переводом на банковскую карту (см. Письмо Министерства финансов Росиийской Федерации от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Выдавать наличные деньги возможно работникам, с которыми заключен трудовой контракт либо контракт гражданско-правового характера (см. Письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).

Принципиально важно!

Перед выдачей финансовых средств нужно проверить наличие задолженности работника по раннее выданным авансам. В случае если работник не отчитался по ранее выданным финансовым средствам, он не имеет права получить другие подотчетные суммы (абз. 3 п. 6.3 Порядка № 3210-У).

Задаточный отчет

Задаточный отчет — первичный документ, который составляется для отчета работника о расходовании денег на приобретение товара, услуг, работ. К авансовому отчету в обязательном порядке должны прилагаться оправдательные документы. Форма авансового отчета 2017 года осталась без изменений.


В законе № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" не содержится требований об обязательном применении унифицированных форм первичных учетных документов. Одновременно с этим любой факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, что найдено п. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Организации есть в праве выбора:

• самостоятельно разрабатывать формы отчетов;
• воспользоваться унифицированной формой № АО-1 (утв. Распоряжением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55).

Скачать бланк авансового отчета по форме № АО-1 возможно в конце статьи.


Принципиально важно! Все используемые первичные документы должны быть утверждены в учетной политике (закон № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации").


После получения финансовых средств подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы финансовые средства под отчет, либо со дня выхода на работу, предъявить задаточный отчет с прилагаемыми оправдательными документами (п. 6.3 Указания № 3210-У). В случае если задаточный отчет не составлен вовремя, то это нарушение кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ).

Порядок заполнения

Рассмотрим, как заполнить задаточный отчет, пример заполнения 2017 г. Для примера подойдет унифицированная форма АО-1 "Задаточный отчет".


Подотчетное лицо заполняет следующие поля.


Лицевая сторона формы № АО-1:

• наименование организации, которая выдавала финансовые средства под отчет;
• дата составления;
• структурное подразделение;
• данные подотчетного лица: Ф.И.О., должность, таб. номер;
• назначение аванса, к примеру: командировочные затраты, хоз. потребности и др.;
• в нижней части следует указать количество приложенных оправдательных документов.

Оборотная сторона формы № АО-1:

• все реквизиты оправдательного документа(ов), подтверждающего произведенные затраты;
• сумма произведенных затрат отражается в столбце "Сумма расхода по отчету".

Работник денежной либо бухгалтерской службы проверяет поля, заполненные подотчетным лицом, и дополнительно заполняет следующие поля:

• номер;
• сведения о выданных финансовых средствах с разбивкой по суммам: прошлые авансы (остаток либо перерасход); выданные из кассы по текущим расходам (справочно с указанием валют);
• "израсходовано" — следует указать утвержденную сумму;
• "остаток/перерасход" — рассчитывается сумма оставшихся финансовых средств;
• "бухгалтерская запись" — подобающа содержать проводки, которые будут проведены по результатам утверждения отчета.

После проверки правильности составления документа, точности, и целевого применения выданных средств бланк направляется на утверждение начальнику организации.


После утверждения авансового отчета на его оборотной стороне проставляются суммы в столбце "Сумма расхода, принятая к учету" с указанием счетов бухучета, на которые будут отнесены затраты подотчетного лица. Задаточный отчет, проводки по нему должны соответствовать записям, сделанным в регистрах бухучета. Потом проводятся окончательные расчеты с подотчетным лицом.


Отрывную часть авансового отчета возвращают работнику. Этот корешок является доказательством предоставления отчетности по подотчетным средствам.

Оправдательные документы

Оправдательные документы возможно условно поделить на две группы:

• денежные — подтверждают факт оплаты финансовых средств и расходование подотчетных сумм по назначению;
• товаросопроводительные — подтверждают факт получения материальных ценностей.

Все оправдательные документы должны содержать обязательные реквизиты: наименование контрагента, дата, содержание факта хозяйственной жизни, количество, цена, и Ф.И.О., должность и подпись лица, составившего отчет.


Рассмотрим особенности оформления разных видов оправдательных документов.

Кассовый чек и бланк строгой отчетности

Кассовым чеком либо бланком строгой отчетности (потом — БСО) подтверждается фактическая оплата. Бланки должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 4.7 54-ФЗ.


С учетом специфики деятельности либо изюминок своего местонахождения агенты создают расчеты без применения ККТ (п. 2, 3, 5–7 ст. 2 закона № 54-ФЗ).


Обязательными реквизитами БСО являются:

• наименование;
• серия;
• нумерация БСО;
• дата оплаты и дата оформления БСО;
• наименование поставщика услуг с указанием ИНН и адреса;
• наименование и цена услуг;
• должность, личная подпись и Ф.И.О. сотрудника поставщика;
• печать (при наличии);
• выходные сведения типографии, изготовившая бланк.

Принципиально важно! БСО должны содержать сведения о типографии (наименование, адрес, ИНН); типографским методом должны быть нанесены серия и номер бланка.

Товарный чек и накладные

Товарный чек не имеет унифицированной формы. Соответственно, любая организация вправе разрабатывать бланки самостоятельно. Это относится и накладных. Нужно проверить в бланке лишь наличие обязательных реквизитов.


Следует подчернуть, что эти документы являются товаросопроводительными и не содержат подтверждения оплаты, соответственно, не уменьшают размер подотчетных сумм, за исключением случаев, когда приобретение ТМЦ осуществляется у плательщиков ЕНВД, не применяющих ККТ. В этом случае подтверждением затрат будет являться товарный чек (см. Письмо Министерства финансов России от 19.01.2010 № 03-03-06/4/2, от 11.11.2009 № 03-01-15/10-499, от 06.11.2009 № 03-01-15/10-492, от 01.09.2009 № 03-01-15/9-436).

Счета-фактуры и УПД

Счет-фактура является налоговым документом, предоставляющим в этом случае возможность принять НДС к вычету из бюджета. Обратим внимание, что счета-фактуры физическим лицам, получающим товары (работы, услуги) за наличный расчет, выдаются лишь при наличии доверенности на получение данной формы (п. 7 ст. 168 НК).


Универсальный передаточный документ является одновременно налоговым и товаросопроводительным документом. По УПД возможно в один момент принять ТМЦ и учесть к вычету из бюджета НДС.


Счет-фактура и УПД не являются документами, подтверждающими оплату материальных ценностей, соответственно, не уменьшают размер подотчетных сумм.

Оправдательные документы по отдельным операциям

Отдельного рассмотрения требует порядок документального оформления командировочных и представительских затрат. Ниже отметим ключевые моменты для этих групп затрат.

Командировочные затраты

После вступления в силу изменений, принятых Распоряжением Правительства № 749 "Об изюминках направления работников в служебные командировки" (потом — Распоряжение № 749), бланки командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о выполненной в командировке работе не являются обязательными для заполнения. Организации вправе в локальном нормативном акте предусмотреть необходимость заполнения указанных форм.


В случае если организация примет решение не использовать командировочные удостоверения, то для подтверждения суточных нужно к авансовому отчету по командировке приложить бухгалтерскую справку произвольной формы. Форму справки следует утвердить в составе учетной политики.

Авансовые отчеты в 2017 году, изменения

Изменения 2017 года обернулись обложением страховыми взносами начисленных и выплаченных суточных затрат.


Законодательство не ограничивает размер выплат в виде суточных работникам организации. Размер выплаты суточных следует утвердить приказом либо указать в положении о командировочных расходах.


С 1 января 2017 суточные высвобождены от уплаты страховых взносов в размере, не превышающем 700 рублей за ежедневно нахождения в командировке на территории РФ, и не более 2500 рублей за ежедневно нахождения в заграничной командировке (п. 2 ст. 422 НК). В том же размере суточные не включаются в доход работника при исчислении НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).


Но вышесказанное не касается взносов на травматизм (п. 2 ст. 20.2 закона от 24.07.98 № 125-ФЗ) — суточные выплаты не облагаются взносом на травматизм.


Не нужно забывать, что при командировках в местность, откуда работник имеет возможность каждый день возвращаться домой, либо направлении сотрудника в однодневную поездку, суточные не выплачиваются (п. 11 Распоряжения № 749).

Электронный билет

Задаточный отчет по командировке 2017 нужно заполнить с учетом мнения Министерства финансов, изложенного в письме № 03-03-06/1/35214 от 06.06.2017. В данном письме разъясняется, что в случае если авиабилет куплен в электронной форме, для целей налогообложения прибыли документальным подтверждением являются квитанция электронного билета и посадочный талон.


Наряду с этим посадочный талон должен подтверждать факт услуги воздушной перевозки подотчетному лицу. В большинстве случаев, данным реквизитом является штамп о досмотре.


При отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне налогоплательщику нужно подтвердить факт оказания подотчетному лицу услуги воздушной перевозки иным методом.

Учет сервисных услуг, оказываемых перевозчиками

Часто проездной билет повышенной комфортности включает цена сервисных услуг (набор питания, предметы первой необходимости и гигиены, включая постельные принадлежности, печатную продукцию и т. д.).


Министр финаннсов в письме № 03-03-РЗ/37488 от 16.06.2017 разъяснил, как учитывается цена дополнительных сервисных услуг.


Не облагается НДФЛ цена дополнительных услуг при проезде в вагонах повышенной комфортности (п. 3 ст. 217 НК).


Для целей налогообложения прибыли организаций цена дополнительных сервисных услуг учитывается вполне в составе других затрат (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК).


А вот по НДС мнение обратное: в случае если сумма дополнительных сборов и сервисных услуг сформирована с учетом стоимости услуг по предоставлению питания, сумма НДС вычету не подлежит (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Представительские затраты

Ни один из действующих нормативных актов не содержит указаний на количество и порядок оформления представительских затрат. Исходя из этого, организация подобающа самостоятельно создать и утвердить в учетной политике либо особом нормативном акте список оправдательных документов, которые подтверждают обоснованность и деловые цели представительских затрат, осуществляемых подотчетными лицами.


Для верного отражения затрат по приему и обслуживанию российских и иностранных делегаций рекомендуем оформлять следующие документы (см. Письма Министерства финансов № 03-03-06/4/26 от 22.03.2010 и № 03-03-06/1/807 от 13.11.2007):

• приказ о назначении комиссии для проверки правомерности списания представительских затрат;
• общая смета на прием делегации за подписью начальника организации с указанием лица, ответственного за прием делегации и список затрат (детальный);
• документ, показывающий: цель прибытия делегации (к примеру, приглашение), программу встречи, состав делегации с указанием должностей как с приглашенной стороны, так и со стороны организации;
• справка об израсходованных сувенирах либо примерах готовой продукции с указанием что, кому и какое количество вручено;
• расчет о проведенном буфетном обслуживании: с указанием вида продуктов, цены, количества и общей суммы, за подписью ответственного лица и лица, которое занималось сервировкой стола.

К отчетам должны быть приложены документы, подтверждающие приобретение продуктов, сувениров и других товарно-материальных ценностей.


Принципиально важно! К затратам на представительские затраты относят затраты в сумме, не превышающей 4 % от затрат плательщика налогов на зарплату за отчетный (налоговый) период. Не будут считаться представительскими затратами следующие затраты:

• затраты на организацию развлечений;
• затраты, связанные с отдыхом.

Датой признания представительских затрат, оформленных через подотчетное лицо, является дата утверждения начальником организации авансового отчета.

Хранение АО

Для целей налогового учета документы нужно хранить 4 года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Следует учесть, что в случае если получен убыток, то документы, подтверждающие затраты, должны храниться 10 лет (п. 4 ст. 283 НК РФ).

---

Бланк авансового отчета по форме АО-1

Скачать